What’s in a name?1
De gevolgen van Terstond Inschrijven voor de uitbetaling van derdengelden
I. Terstond Inschrijven
In het kader van de verbetering van de dienstverlening, de verkorting van reactietijden en de vermindering van foutkans in het rechtsverkeer, heeft het Kadaster, in samenwerking met de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders, de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (“KNB”) en de leveranciers van notariële software, het programma “Ketenintegratie Inschrijving Kadaster” (“KIK”) in het leven geroepen. Onderdeel van KIK is het project “Terstond Inschrijven”, dat op 22 september 2008 van start is gegaan. Door dit project ontvangt de notaris binnen een werkdag na het aanbieden van een afschrift van een akte het bericht van inschrijving (“BVI”). Door de invoering van “Terstond Inschrijven” is binnen het notariaat onduidelijkheid komen te bestaan over de vraag hoe nu omgegaan dient te worden met de thans geldende beleidsregel aangaande het tijdstip van uitbetaling van gelden (de “beleidsregel”).2 In dit artikel proberen we deze vraag te beantwoorden, waarbij we kort stilstaan bij enkele standpunten uit de praktijk en van het bestuur van de KNB (het “bestuur”), en bespreken we enkele mogelijke oplossingen, waaronder een voorzet voor een aanpassing van de beleidsregel.
II. Tijdstip van inschrijving
Naar aanleiding van het van start gaan van Terstond Inschrijven, heeft G.G. Zwanikken3 de discussie4 omtrent de door het bestuur geformuleerde en per 1 januari 2008 in werking getreden beleidsregel opnieuw aangezwengeld. Hij stelt dat voor 22 september 2008 de notaris bij de ontvangst van het BVI kon vaststellen dat de door hem verzorgde rechtshandeling volmaakt was, terwijl dat na die datum niet meer zo is. Tot de invoering van Terstond Inschrijven werd de inschrijving van de akte vóór de verzending van het BVI door het Kadaster gecontroleerd op alle vereisten die zijn voorgeschreven om te komen tot het met de akte beoogde rechtsgevolg. Met de invoering van Terstond Inschrijven is die zekerheid komen te vervallen. Na ontvangst van het BVI kan nog een Verzoek tot Verbetering worden gedaan aan de betreffende notaris en ook de check of de inschrijving van de akte stuit op belemmerende rechten van derden of een inhoudelijke onjuistheid, vindt pas plaats nadat het BVI al verzonden is. Het BVI is volgens Zwanikken feitelijk tot een tweede bewijs van ontvangst (“BVO”) gedegradeerd. Indien derdengelden worden uitbetaald op basis van een narecherche die heeft plaatsgevonden na ontvangst van het BVI, bestaat thans het risico dat het beoogde rechtsgevolg alsnog niet bereikt wordt. Zwanikken stelt de vraag of de uitboeking – die dan te vroeg heeft plaatsgevonden – onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering valt. In dat kader stelt hij de volgende meerkeuzevraag:
“het tijdstip van de in- of overschrijving van de aangeboden stukken is:
– bewijs van inschrijving;
– moment van fiattering.”5
Zwanikken is van mening, dat het tweede antwoord het correcte is. Omdat bijwerking van de kadastrale registratie ten tijde van het verkrijgen van het BVI niet meer vaststaat en derhalve de huidige redactie van de beleidsregel naar zijn idee kan leiden tot een te vroege uitboeking van derdengelden, bepleit hij nogmaals6 aanpassing daarvan.
III. Verantwoordelijkheid notaris
Alhoewel het bestuur met de ledenraad heeft afgesproken, dat de beleidsregel na twee jaren geëvalueerd zal worden, heeft het zich toch gedwongen gezien om te reageren op het recente artikel van Zwanikken. Op de kritiek van Zwanikken, dat het BVI door invoering van Terstond Inschrijven gereduceerd zou zijn tot een (tweede) BVO, antwoordt J.J. Storm van het Bureau KNB7 met een verwijzing naar art. 3:22 BW. Op basis van dat artikel blijft de inschrijving van een eenmaal in de openbare registers ingeschreven stuk gehandhaafd, ook als achteraf in het kader van de bijwerking blijkt dat bij de toetsing aan de inschrijvingsvereisten een fout is gemaakt.
Of een akte het beoogde rechtsgevolg heeft en tot mutatie van de kadastrale gegevens leidt, blijft de verantwoordelijkheid van de notaris zelf. De notaris dient zelf de nodige waarborgen in te bouwen voor het beoogde eindresultaat. Volgens Storm richt de discussie zich op de vraag wat deze waarborgen zijn, dus op welke wijze de benodigde zekerheid voor het resultaat van de rechtshandeling moet worden bereikt: door controles van de notaris of door het vasthouden van derdengelden?
Naast een fout die de inschrijvingsvereisten betreft, geeft Storm nog twee andere oorzaken voor het ontbreken van een beoogd rechtsgevolg: (i) een kunstfout door de notaris en (ii) rechten van derden. Volgens Storm is door middel van de narecherche door de notaris te achterhalen of er rechten zijn die derden ten aanzien van de onroerende zaak hebben. En een kunstfout “is nu juist waarvoor hij verzekerd is”. In beide gevallen is de notaris derhalve debet aan de ongewenste situatie en daarom is het, volgens Storm, in verband met deze twee gevallen dus niet te rechtvaardigen dat hij derdengelden onder zich houdt.
Als wij het goed lezen, laat het bovenstaande zich eenvoudig samenvatten: volgens Storm bestaat er geen reden voor de notaris om derdengelden onder zich te houden, zodra is komen vast te staan dat aan de formele inschrijvingsvereisten voldaan is. Het bovenstaande leidt naar de mening van Storm tot de conclusie, dat het antwoord op de vraag van Zwanikken naar het tijdstip van de in- of overschrijving dient te worden beantwoord met: het bewijs van inschrijving.
IV. BVI
Op basis van het bepaalde in het Kwaliteitshandvest van het Kadaster8 , ontvangt de notaris vanaf 22 september 2008 het BVI, in vijfenzeventig procent van de gevallen, binnen een werkdag na het indienen van zijn stukken. De stukken zijn dan gecontroleerd op de door de wet gestelde inschrijvingsvereisten. Wij delen de opvatting van Storm dat vervolgens op grond van art. 3:22 BW geldt: eenmaal ingeschreven, blijft ingeschreven. Ook zijn wij het met haar eens wanneer zij schrijft, dat het BVI dus niet, zoals Zwanikken beweert, vanaf 22 september 2008 gezien moet worden als een BVO. Het vorenstaande ziet echter alleen op de inschrijving! Een check of rechten van derden aan het rechtsgevolg in de weg staan of dat er inhoudelijk iets aan de akte(n) schort, vindt vanaf 22 september 2008 pas plaats nadat het BVI al door de notaris is ontvangen. Zoals Zwanikken terecht vaststelt9 , is het Kwaliteitshandvest van het Kadaster niet aangepast en zal de verwerking van de akte in de kadastrale registratie derhalve nog steeds binnen vier werkdagen dienen plaats te vinden. Ook Louwman en Vos schrijven dat het BVI niet langer (onze cursivering) gekoppeld wordt aan bijwerking van de registratie.10 Daarbij komt dat het versneld verstrekken van het BVI geldt voor vijfenzeventig procent van de aangeboden stukken. Voor vijfentwintig procent geldt derhalve nog de oude regel, waarbij ook de toetsing aan formele inschrijvingsvereisten maximaal vier dagen op zich kan laten wachten. Sommige stukken worden dus sneller afgehandeld dan andere. Indien een aangeboden stuk sneller wordt afgehandeld dan een ander stuk, dat eerder is aangeboden, stuit naar ons idee de rechtshandeling die is opgenomen in het als laatste aangeboden stuk op problemen.
Formeel is er dus niets gewijzigd, het BVI is nog steeds bewijs van het feit dat de akte is ingeschreven in de openbare registers. Voor de notaris is er echter een belangrijke zekerheid vervallen, het BVI is niet meer hetzelfde BVI als voor 22 september 2008, toen het nog samen ging met inhoudelijke controle en bijwerking van de registratie conform de inhoud van de akte.
V. Aanpassing vraagstelling
Zoals we hiervoor schreven, stelt Zwanikken in zijn artikel11 (in het kader van de beroepsaansprakelijkheid(sverzekering) de vraag naar het tijdstip van inschrijving van stukken en richt Storm zich in haar reactie12 op de vraag op welke wijze de benodigde zekerheid voor het resultaat van de rechtshandeling moet worden bereikt.
De vragen van Zwanikken en Storm zijn op zichzelf redelijk gemakkelijk te beantwoorden. Het moment van inschrijving waarnaar Zwanikken vraagt is immers op grond van het bepaalde van art. 3:19 BW het op het BVO vermelde tijdstip van aanbieding. De zekerheid voor het resultaat van de rechtshandeling, waarop Storm doelt, kan slechts worden bereikt door controle en oplettendheid van de notaris. Door het vasthouden van derdengelden beïnvloedt de notaris uiteraard niet het al dan niet intreden van het gewenste rechtsgevolg. Wel kan hij zo eventuele ongewenste gevolgen trachten te beperken.
I
ndien we beide vragen combineren en bekijken in verband met de sinds 1 januari 2008 geldende beleidsregel, wordt het lastiger. Voor de duidelijkheid halen we de tekst van de beleidsregel er nog even bij:
“Bij levering van een registergoed en vestiging van een beperkt recht daarop dient de notaris te wachten met het uitbetalen van gelden die in dat verband in zijn handen zijn gestort, totdat uit de narecherche in de openbare registers is gebleken dat er geen eerdere ingeschreven beslagen, hypotheken, leveringen of inschrijvingen als bedoeld in artikel 7:3 BW (de Vormerkung) aan de transactie in de weg kunnen staan”.
In het kader van de beleidsregel zou de gecombineerde vraag dan luiden: op welk moment kan de notaris met voldoende zekerheid vaststellen, dat geen eerdere ingeschreven beslagen, hypotheken, leveringen of inschrijvingen als bedoeld in art. 7:3 BW aan de transactie in de weg kunnen staan?
VI. Zekerheid van rechtsgevolg
Wij kunnen Storm niet volgen, wanneer zij schrijft dat na ontvangst van het BVI de akte niet meer kan worden geweigerd en dat dus het tijdstip waarop derdengelden (na narecherche) kunnen worden uitgeboekt, het tijdstip van het BVI is. Zolang immers in vijfentwintig procent van de gevallen het BVI niet binnen de termijn van 24 uur wordt afgegeven13 en voor verdere controle van alle stukken nog de periode tot maximaal drie dagen na ontvangst van het BVI geldt, is het na afgifte van het BVI nog geenszins zeker dat de akte het beoogde rechtsgevolg heeft. Op grond van art. 3:22 BW kan weliswaar weigering niet langer plaatsvinden op grond van het niet voldoen aan de formele inschrijvingsvereisten. Maar de notaris kan wel de zekerheid benutten die het Kadaster biedt. Indien de passerende notaris niet is gebleken dat het door hem beoogde rechtsgevolg bereikt is, zal de notaris de derdengelden onder zich moeten houden. In veel gevallen zal het ontstaan van zo een situatie te wijten zijn aan een kunstfout van de notaris en is het doorgaans mogelijk om een reparatie uit te voeren, waardoor inschrijving van het stuk per de oorspronkelijke datum van aanbieding een feit zal zijn. Maar ook is het denkbaar, dat een andere oorzaak dan een kunstfout ten grondslag ligt aan de onduidelijke status van het stuk en dat een situatie is ontstaan die zich veel lastiger laat herstellen. Neem de volgende voorbeelden.
Een akte van levering wordt ter inschrijving aangeboden op hetzelfde tijdstip dat met betrekking tot hetzelfde perceel door een andere notaris ook een akte van levering wordt aangeboden. De tweede akte is een half uur later getekend dan de eerste akte. Beide akten worden op inschrijvingsvereisten gecheckt. Vervolgens wordt aan de notaris die de tweede akte van levering heeft gepasseerd binnen enkele uren een BVI verstuurd. Ten aanzien van de eerste akte van levering ontstaat echter discussie tussen het Kadaster en de passerende notaris. De notaris weet door steekhoudende argumenten de Bewaarder te overtuigen, waarna hij ook binnen de sinds 22 september 2008 geldende 24-uurstermijn een BVI ontvangt. De notaris die als eerste een BVI ontving, heeft meteen gerechercheerd en uitbetaald. Op basis van het bepaalde in artikel 3:21 BW gaat echter de eerste akte voor. Bij controle en bijwerking van de kadastrale registers zal aan de tweede akte geen rechtsgevolg kunnen worden verbonden. Maar de notaris heeft al wel uitbetaald en de verkoper is met de noorderzon vertrokken!14
Een akte van vestiging van een erfdienstbaarheid, een recht van vrij uitzicht, wordt aangeboden. Door een ietwat onduidelijke en uitgebreide beschrijving van de betrokken percelen, wordt pas na twee dagen akkoord op de formele inschrijvingsvereisten gegeven en een BVI verstuurd. In de tussentijd heeft de eigenaar van het dienende erf het perceel alweer verkocht en geleverd aan een ander. Met betrekking tot deze akte van levering wordt, in het kader van ‘Terstond Inschrijven’ binnen enkele uren een BVI verstuurd, waarna de notaris rechercheert en het geld uitboekt. De koper van het dienende erf, een projectontwikkelaar die een flatgebouw wilde realiseren, wordt geconfronteerd met het eerder ingeschreven recht van vrij uitzicht van de buurman.
De hiervoor geschetste risico’s worden gedeeltelijk verkleind door “signalering” van ontvangen akten door het Kadaster. Ongeacht of de beslissing omtrent inschrijving is genomen, wordt in principe voor aanvang van de volgende werkdag op Kadaster-on-line bij het betreffende perceel een signalering van ontvangst van een stuk geplaatst. Indien een notaris op een signalering stuit, zal hij zeker gehouden zijn om de derdengelden onder zich te houden tot hij nader onderzoek heeft uitgevoerd.
Het kan echter voorkomen, dat het Kadaster niet geheel bij is met de verwerking van de signaleringen. Voor dat doel is er aan Kadaster-on-line een knop “Datuminformatie” toegevoegd. Door gebruik van deze knop te maken, kan de notaris zien tot welke datum het Kadaster geheel bij is met het signaleren van akten. Daarnaast kan door een (systeem)fout bij het Kadaster of door een fout van een aanbieder van in te schrijven stukken, een signalering uitblijven. Louwman en Vos15 schrijven dan ook, dat de notaris dient te “blijven rekenen met de mogelijkheid dat naderhand blijkt dat een ander (…) stuk met eerder tijdstip van aanbieding voorrang heeft”.
VII. Vasthouden van derdengelden
Bij de toepassing van de beleidsregel brengt de notariële zorgplicht naar onze mening met zich, dat derdengelden niet, zoals Storm betoogt, dienen te worden vastgehouden als waarborg voor zekerheid van het intreden van het beoogde rechtsgevolg, maar simpelweg totdat de notaris kan vaststellen dat het beoogde rechtsgevolg is ingetreden. Een argument dat de notaris voor zijn fouten toch verzekerd is, gaat volgens ons niet op. Nog los van het feit, dat de notaris eerst naar de hem ter beschikking staande middelen moet kijken voordat hij constateert dat de geleden schade toch wel vergoed wordt, is het maar de vraag of de handelswijze van de notaris gedekt is als hij aantoonbaar in strijd handelt met een beleidsregel van de KNB.16
Zoals wij in de vorige paragraaf al schreven, zien wij niet in waarom het eerder afgeven van het BVI zou betekenen dat het voor de notaris eveneens eerder vaststaat dat het beoogde rechtsgevolg is ingetreden en dat hij de onder hem gestorte gelden mag uitkeren. De notaris die overeenkomstig de beleidsregel handelt, mag naar ons idee pas uitbetalen nadat zijn akte is verwerkt in de kadastrale registratie. Uiteraard onderkennen wij het feit, dat ons negatieve stelsel aan de bijwerking van de kadastrale registratie geen enkele goederenrechtelijke betekenis toekent, maar met die registratie hangt wel samen de inhoudelijke controle van de akte en biedt de notaris derhalve houvast bij het handelen in de lijn van de beleidsregel. Het moment waarop de derdengelden kunnen worden uitbetaald kan pas worden vervroegd als het Kadaster eerder overgaat tot inhoudelijke controle van de akten. Recente ontwikkelingen als het “Stylesheet-systeem”17 en het ‘Watchdog’-systeem18 zijn dan ook van harte toe te juichen!
Men moet in gedachten houden, dat de notaris voor alles de rechtszekerheid dient en zich niet ten koste daarvan moet richten naar de wensen van de praktijk. Indien het bestuur evenwel van mening is dat het vorenstaande niet rechtvaardigt dat de onder de notaris gestorte derdengelden worden opgehouden, zou een door het Kadaster opgestelde verklaring op basis waarvan de notaris tot uitbetaling kan overgaan, uitkomst bieden. Het is echter maar de vraag of het Kadaster op zo een verzwaring van haar taak (en niet te vergeten: de bijbehorende aansprakelijkheid!) zit te wachten. Een andere mogelijkheid is dat het bestuur, in overleg met de beroepsgroep en met instemming van de verzekeraars, overgaat tot aanpassing van de beleidsregel. Men bedenke daarbij, dat het bestuur dan wel afwijkt van hetgeen de Hoge Raad heeft bepaald in het Baarns beslag-arrest, het standaardarrest op dit gebied.19 Maar de huidige technische ontwikkelingen rechtvaardigen wellicht aanpassing van de beleidsregel. Indien immers blijkt dat signalering van akten door het Kadaster, zoals wij hiervoor beschreven, slechts een heel kleine foutkans kent, is het goed denkbaar dat het notariaat besluit dit kleine risico voor lief te nemen en te vertrouwen op deze signalering. Omwille van de discussie binnen onze beroepsgroep, doen wij hierbij een eerste voorstel voor een aangepaste tekst van de beleidsregel:
“Bij levering van een registergoed en vestiging van een beperkt recht daarop dient de notaris te wachten met het uitbetalen van gelden die in dat verband in zijn handen zijn gestort, totdat van het Kadaster een Bewijs van Inschrijving is ontvangen en uit de daarop volgende narecherche in de openbare registers is gebleken dat er geen signalering is van eerdere ingeschreven beslagen, hypotheken, leveringen of inschrijvingen als bedoeld in artikel 7:3 BW (de Vormerkung) die aan de transactie in de weg kunnen staan”.
VIII. What’s in a name?
Op basis van de letterlijke tekst van de beleidsregel dient de notaris te wachten met uitbetalen van derdengelden totdat uit recherche is gebleken dat er – kortweg – geen rechten aan de transactie in de weg kunnen staan. Om dit vast te kunnen stellen, dient de notaris er eerst zeker van te zijn dat de transactie die hij begeleidt zelf ook is ingeschreven en tot het gewenste rechtsgevolg leidt. Totdat nieuwe controle- en verwerkingssystemen afdoende ontwikkeld en getest zijn, kan niet eerder dan na afloop van de periode voor bijwerking van de registratie, dus vier dagen na de aanbieding, door de notaris zekerheid omtrent het rechtsgevolg van de door hem aangeboden akte(n) worden verkregen.
What’s in a name? Strikt genomen niets bijzonders. Het BVI is nog steeds het bewijs dat de akte is ingeschreven in de daartoe bestemde openbare registers. Het biedt echter niet langer dezelfde zekerheid voor de notaris. Voor 22 september 2008 viel het afgeven van het BVI nog samen met de bijwerking van de kadastrale registratie. Op die manier was het BVI een signaal voor de notaris dat erop duidde dat zijn akte inhoudelijk was gecontroleerd en dat naar het oordeel van het Kadaster geen andere rechten aan het door hem beoogde rechtsgevolg in de weg stonden. Sinds 22 september 2008 is het voor de notaris niet langer zeker wanneer de inhoudelijke controle van zijn stukken heeft plaatsgevonden. Indien de beleidsregel ongewijzigd in stand blijft, is een door het Kadaster opgestelde verklaring op basis waarvan de notaris tot uitbetaling zou kunnen overgaan, zoals Zwanikken voorstelt, absoluut geen gek idee.
Mr. H.M.I.Th. Breedveld*
Mr. L.W. Kelterman**
* Notaris te Rotterdam.
** Kandidaat-notaris te Rotterdam ([email protected])
1 “What’s in a name? That which we call rose, by any other name would smell as sweet” (Juliet Capulet in ‘The Most Excellent and Lamentable Tragedy of Romeo and Juliet’ door William Shakespeare). De auteurs danken W. Louwman, H. Heyman en de WPNR-redactie voor de tijd en energie die zij in de discussie over dit artikel hebben gestoken.
2 Beleidsregel vastgesteld door het bestuur van de KNB, gepubliceerd op 2 juni 2006 en uitgebreid bij het besluit van het bestuur van de KNB van 12 december 2007, gepubliceerd op 18 december 2007.
3 G.G. Zwanikken, “KIK en beroepsaansprakelijkheidsverzekering”, JBN 2008, nummer 67.
4 Zie met betrekking tot deze discussie onder meer: bestuur KNB, “Veel belangstelling studiemiddag Aon over 25 jaar Baarns Beslag arrest”, Notariaat Magazine september 2006, L.C.A. Verstappen, “bewijs van ontvangst is geen bewijs van levering”, Notariaat Magazine oktober 2006, G.G. Zwanikken, “Vervolg Baarns Beslag: Beleidsregel bestuur onvolledig”, Notariaat Magazine oktober 2006 en ons artikel “De beleidsregel uitbetaling gelden: praktisch (on)mogelijk”, in WPNR 6729 (2007), p. 912 e.v.
5 Wij gaan ervan uit, dat Zwanikken met “fiattering” doelt op het moment van bijwerking van de kadastrale registratie en niet, zoals de term binnen het Kadaster gehanteerd wordt, de automatische controle van de bijgewerkte gegevens die elke nacht plaatsvindt.
6 Zie ook G.G. Zwanikken, “Vervolg Baarns Beslag: Beleidsregel bestuur onvolledig”, Notariaat Magazine oktober 2006.
7 J.J. Storm, “Reactie”, JBN 2008, nummer 67.
8 Online in te zien op www.kadaster.nl.
9 G.G. Zwanikken, “KIK en beroepsaansprakelijkheidsverzekering”, JBN 2008, nummer 67.
10 W. Louwman en J. Vos, “Automatisering van de afdoening van notariële akten door het Kadaster”, JBN 2009, nummer 14.
11 G.G. Zwanikken, t.a.p.
12 J.J. Storm, t.a.p.
13 En derhalve in vijfentwintig procent van de gevallen niet binnen die termijn op de formele inschrijvingsvereisten gecontroleerd wordt!
14 Alternatieven op deze casus kunnen bijvoorbeeld bedacht worden met falende digitale signaleringssystemen bij het Kadaster of een foutieve vermelding van de kadastrale gegevens door een aanbiedende notaris.
15 W. Louwman en J. Vos, t.a.p. p. 5.
16 Ook vinden er tegenwoordig vaak transacties plaats met een waarde die de verzekerde som vele malen te boven gaat, zie ook hetgeen wij hierover schrijven in ons artikel “De beleidsregel uitbetaling gelden: praktisch (on)mogelijk” (WPNR 6729 (2007), p. 912 e.v.).
17 Zie voor een toelichting onder meer W. Louwman en J. Vos, t.a.p.
18 Zie voor een toelichting op dit systeem bijvoorbeeld T. Scheltema, “Het nut van een waakhond: Snelheid, kwaliteit en gemak door integratie”, Notariaat Magazine juni/ juli 2007.
19 In het Baarns beslag-arrest (HR 30 januari 1981, NJ 1982/56), waarop de beleidsregel gebaseerd is, bepaalt de Hoge Raad: “totdat zekerheid omtrent de levering vrij van hypotheken en beslagen bestaat”.
Reactie op “What’s in a name?” van mr. H.M.I.Th. Breedveld en mr. L.W. Kelterman
Waarom terstond inschrijven geen gevolgen heeft voor uitbetaling derdengelden
Inleiding
De heren Breedveld en Kelterman waren zo vriendelijk hun bijdrage vooraf ter becommentariëring aan ons te verstrekken. Wij waarderen dat bijzonder. Rond het onderwerp inschrijving en bijwerking van de registratie bestaan veel misverstanden en daarom maken we ook graag gebruik van de mogelijkheid om direct een naschrift te plaatsen.
Kelterman en Breedveld zien kennelijk overeenkomsten met Shakespeare’s Romeo en Julia.
Waar Romeo zich vergiste in de dood van Julia, vrezen zij dat notarissen zich vergissen in het rechtsgevolg van de inschrijving van hun akte. Waar Romeo zijn vergissing met de dood moest bekopen, vrezen zij een claim wegens het onterecht overmaken van de koopsom. Verschil met het drama van de Capulets en Montagues is dat Kelterman en Breedveld ook nog een redder in de nood benoemen. Dat is de bewaarder, wiens fiattering wordt gezien als een contraexpertise op het al dan niet intreden van het beoogde rechtsgevolg. Kelterman en Breedveld willen daarom gelden vasthouden totdat de bewaarder zijn contraexpertise heeft afgerond. Het lijkt op de invoering van een positief stelsel, waarbij de bewaarder beslist over het al dan niet intreden van het rechtsgevolg. In beginsel hebben we tegen zo een rol geen bezwaar, doch de rechtvaardiging daarvoor kan niet worden gevonden in vermeende onbetrouwbaarheid van het proces tot fiattering. Hierna volgt een verduidelijking.
Fiattering
Het begrip fiattering is 25 jaar geleden ingevoerd als onderdeel van de automatisering van de kadastrale registratie (inmiddels Basisregistratie Kadaster, hierna: BRK). Die bijwerking geschiedt ’s nachts zogenaamd batchgewijs door alle wijzigingen van een bepaalde dag geautomatiseerd in de database van de BRK te verwerken. Er worden geautomatiseerd controles uitgevoerd op het succesvol verwerken van alle mutaties en dat wordt de volgende ochtend met een melding aan de betrokken kadastermedewerker getoond. Er verschijnt een rapport over het al dan niet slagen van het nachtelijk batchproces. Als het batchproces met betrekking tot dag X succesvol is verlopen worden alle mutaties van die dag gefiatteerd en is de database weer een dag actueler. Fiattering heeft dus niets te maken met een check of rechten van derden aan rechtsgevolg in de weg staan of dat er inhoudelijk iets aan de akte schort (zoals in paragraaf IV wordt verondersteld). Het gaat er enkel om of in de database bij een bepaald perceel de beoogde vervanging van A door B succesvol is uitgevoerd enz. enz. In tegenstelling tot hetgeen Kelterman en Breedveld veronderstellen, wordt in een eerder stadium de ontvangst van de akte in het systeem aangetekend en een vergelijking met de oude tenaamstelling uitgevoerd.
Signalering
De ontvangst van alle ontvangen stukken wordt de volgende werkdag vóór 9 uur ’s ochtends in de registratie aangetekend. Het aantekenen van een stuk vindt plaats door bij het betreffende perceel het bij ontvangst van de akte toegekende deel en nummer toe te voegen en wordt ‘signalering’ genoemd. Deze signalering staat los van het besluit tot inschrijving. In het kwaliteitshandvest is als norm gesteld dat de beslissing omtrent de inschrijving in 75 % van de gevallen binnen 24 uur moet plaats vinden. In de praktijk wordt thans in meer dan 95 % van alle gevallen binnen 24 uur over de inschrijving besloten. In de gevallen dat het besluit tot inschrijving niet binnen 24 uur is genomen, wordt het stuk wel in de registratie bekend gemaakt (gesignaleerd). In uitzonderlijke gevallen (bijv. bij een storing van systemen) kan het voorkomen dat het Kadaster er niet in slaagt de stukken de volgende werkdag voor 9 uur ’s ochtends te signaleren. Daarom is in Kadaster-on-line een scherm “Datuminformatie” opgenomen. Dit scherm laat zien tot en met welke aanbiedingsdag het Kadaster alle stukken die zijn binnengekomen heeft gesignaleerd (en verwerkt), zowel voor wat betreft register Hypotheken 3 als register Hypotheken 4.
Inschrijving
Met de invoering van ‘Terstond Inschrijven’ als onderdeel van het programma Ketenintegratie Iinschrijving Kadaster (KIK) is het besluit tot inschrijving niet langer gekoppeld aan de bijwerking van de BRK. Een ter inschrijving aangeboden akte wordt in alle gevallen eerst beoordeeld op inschrijvingsvereisten. Voldoet het stuk aan die vereisten, dan wordt het ingeschreven en wordt het Bewijs van Inschrijving (BVI) verzonden.
De controle op inschrijvingsvereisten bij een stylesheetakte geschiedt geautomatiseerd. Indien bij het opstellen van de akte de stylesheet is gevolgd, voldoet het stuk aan de inschrijvingsvereisten nu de bewaarder de stylesheet op voorhand (bij in depotname van de stylesheet) op inschrijvingsvereisten heeft beoordeeld. Handmatige controle na indiening van de akte is daarmee niet langer noodzakelijk. Nadat op (gedeeltelijk) geautomatiseerde wijze is vastgesteld dat de akte conform stylesheet is opgesteld, wordt de akte terstond ingeschreven en ontvangt de notaris veel sneller dan bij handmatige controle het BVI.
Bijhouding
Na inschrijving van de akte zal de bijhouding van de BRK geschieden. In geval van een stylesheet zal de bijhouding (gedeeltelijk) geautomatiseerd en dus binnen enkele minuten kunnen plaatsvinden. Indien geen gebruik wordt gemaakt van stylesheets, vindt de bijhouding van de BRK handmatig plaats. De bijhouding kan in die gevallen enkele dagen in beslag nemen. In de tussentijd (ná inschrijving en vóór bijwerking) is het stuk echter wel al, zoals hiervoor werd aangegeven, gesignaleerd bij het in de akte gemelde perceel en wordt aan raadplegers de mededeling ‘let op stuk’ getoond. In tegenstelling tot hetgeen Breedveld en Kelterman veronderstellen kan het feit dat het ene stuk eerder wordt afgehandeld dan het andere nooit tot problemen leiden.
Alle stukken zijn uiterlijk om 9.00 uur de volgende werkdag gesignaleerd. Als de notaris, zoals in 99,9 % van alle gevallen, constateert dat zijn akte is ingeschreven en er geen andere stukken met betrekking tot het betrokken perceel zijn gesignaleerd, is er sowieso geen probleem. In de weinige gevallen dat er wel een ander stuk gesignaleerd is, kan de notaris dat stuk opvragen. Hij kan dan zelf na raadpleging van het stuk en uit het door de bewaarder aangetekende tijdtip van aanbieding concluderen of het intreden van het beoogde rechtsgevolg door een ander stuk wordt geblokkeerd. Bij het uitdenken van het ‘stylesheetstelsel’ is rekening gehouden met eventuele ‘kunstfouten’ en rechten van derden. Door het geautomatiseerd in de akte opnemen van gegevens die zijn opgenomen in de ‘elektronische kaartenbak’ van de notaris en het rechtstreeks importeren van de kadastrale gegevens uit de BRK, worden typefouten voorkomen. Daarnaast is het met behulp van de abonnementenservice (‘watchdog’) mogelijk recent gewijzigde gegevens (geautomatiseerd) op te nemen in de akte en wordt de notaris geattendeerd op rechten van derden. Van kunstfouten en rechten van derden die het beoogde rechtsgevolg frustreren zal bij een toename van het gebruik van stylesheets steeds minder sprake hoeven te zijn.
Tenslotte
Het bestuur van de KNB vindt dat de notaris kan uitbetalen zodra blijkt dat geen ingeschreven rechten van derden aan de transactie in de weg staan. Mevrouw Storm, secretaris op het KNB-bureau, legt uit dat de beleidsregel van de KNB niet voorschrijft dat de notaris wacht met uitbetalen tot de fiattering door de bewaarder
Kelterman en Breedveld willen dat wel. We begijpen dat zij daarbij worden gedreven door een zekere argwaan tegen het nieuwe proces tot registratie van akten en willen kiezen voor absolute zekerheid. Gezien de snelheid, waarmee tegenwoordig veranderingen plaats vinden hebben we daar begrip voor. Echter, argwaan tegen het Kadaster als argument om derdengelden langer vast te houden, heeft ook zijn bezwaren. Derden zullen dat verklaren uit minder nobele motieven dan die van rechtszekerheid. Voor de liefhebbers hebben we ook daarvoor een spreuk van Shakespeare:
“argwaan waart in het schuldig hart”*. We gaan er van uit dat dit citaat niet toepasselijk is.
Mr. W. Louwman**, mr J. Vos***
* “Suspicion always haunts the guilty mind”. Uit King Henry IV , part III, door William Shakespeare.
** Hoofdbewaarder van het kadaster en de openbare registers
*** Bewaarder van het kadaster en de openbare registers
Naschrift
I. Inleiding
Wij zijn zeer verheugd te zien dat Louwman en Vos gehoor hebben gegeven aan onze oproep tot discussie. Hun reactie “Waarom terstond inschrijven geen gevolgen heeft voor uitbetaling derdengelden” doet op heldere wijze verslag van de feitelijke procedure die een ter inschrijving aangeboden stuk doorloopt binnen de muren van het Kadaster. Alhoewel de titel van hun bijdrage anders doet vermoeden, lijken Louwman en Vos de mening te zijn toegedaan dat door invoering van ‘Terstond Inschrijven’ de notaris eerder gehouden is om derdengelden uit te betalen dan daarvoor en lijken zij derhalve de door Storm verwoorde opvatting van het bestuur van de KNB te delen.
Graag reageren wij nog even kort op enkele onderdelen van hun bijdrage.
II. Argwaan
Louwman en Vos schrijven dat er rond het onderwerp inschrijving en bijwerking van de registratie veel misverstanden bestaan. Dat zijn wij met hen eens1 en wij achten hun toelichting op de verschillende procedures en de in de praktijk gebruikte terminologie dan ook zeer waardevol. Met een aantal onderdelen van de reactie van Louwman en Vos zijn wij het echter oneens.
Zo maken zij uit ons artikel op, dat wij vrezen dat notarissen zich vergissen in het rechtsgevolg van de inschrijving van hun akte. Dat is echter een misvatting. Zoals we uitgebreid toelichten in ons artikel, kunnen notarissen eenvoudigweg niet zeker zijn van het rechtsgevolg dat intreedt na inschrijving van de akte. Voor de notaris overigens niets nieuws onder de zon, vroeger was om die reden op de meeste kantoren de zogenaamde ‘vierde recherche’ of ‘slotrecherche’, waarbij aan de hand van een kadastrale en hypothecaire recherche werd gecontroleerd of de ter inschrijving aangeboden akte inderdaad het rechtsgevolg had dat de partijen voor ogen stond, een standaard onderdeel van de praktijk. Louwman en Vos lijken zelf ook te onderkennen dat na inschrijving het intreden van het rechtsgevolg niet vaststaat. In hun reactie schrijven zij:
“Van kunstfouten en rechten van derden die het beoogde rechtsgevolg frustreren zal bij een toename van het gebruik van stylesheets steeds minder sprake hoeven te zijn”2 (cursiveringen HB en LWK).
III. Redder in nood
Op basis van de beleidsregel aangaande het tijdstip van uitbetaling van gelden, dient de notaris te wachten met uitbetalen van gelden tot het moment waarop hij heeft geconstateerd dat zijn akte het beoogde rechtsgevolg heeft. Hij dient zich hiervoor ten volle in te spannen en moet allereerst, zoals ook Storm terecht betoogt, op zijn eigen oordeel kunnen vertrouwen. De notaris is echter ook mens en maakt fouten. Hij doet er derhalve verstandig aan om geen onnodige risico’s te nemen en waar mogelijk gebruik te maken van controles door anderen.
Op grond van het bepaalde in wet- en regelgeving3 dient de Bewaarder voor bijwerking van de registratie zorg te dragen en daarbij de nodige inhoudelijke controles uit te voeren. In ons artikel betogen wij, dat de notaris de beleidsregel correct naleeft door te wachten met het uitbetalen van derdengelden totdat hij het BVI heeft ontvangen en hij daarnaast, op basis van de hem via de kadastrale en hypothecaire recherche blijkende gegevens, heeft vastgesteld dat de ingeschreven akte het beoogde effect heeft. Uiteraard bedenken we daarbij dat de Bewaarder bij de controle en bijwerking van de registratie ook fouten maakt.4 De rol van “redder in nood” zien we dan ook absoluut niet voor hem weggelegd, laat staan dat wij denken aan een positief stelsel5 waarbij de Bewaarder “beslist over het al dan niet intreden van het rechtsgevolg”. Het is echter wel een gegeven, dat twee meer zien dan één. Om die reden zijn wij van mening dat bij het uitbetalen van derdengelden eenvoudig kan worden aangesloten bij de controle door de Bewaarder, die hij immers op basis van wet- en regelgeving toch moet uitvoeren.
IV. Tot slot: motieven
Kortom, we hebben dus geen “argwaan tegen het nieuwe proces tot registratie van akten”. Wij stellen slechts vast dat er zekere risico’s verbonden zijn aan het eerder uitbetalen van derdengelden terwijl de aangeboden akten inhoudelijk minder uitvoerig getoetst worden voordat een BVI wordt afgegeven. Het bewust aanvaarden van deze risico’s strookt naar ons idee niet met de essentie van het notarisambt. Naar ons idee kunnen ontwikkelingen als het “Stylesheet-systeem” en het “Watchdog-systeem” in combinatie met signaleringen door het Kadaster in de toekomst evenwel rechtvaardigen dat de beleidsregel wordt aangepast.
Louwman en Vos schrijven over “derden” die het vasthouden van gelden uit “minder nobele motieven dan die van rechtszekerheid” zullen verklaren. Deze derden hebben echter uit het oog verloren dat de notaris met oog op de ordening van het (civielrechtelijke) rechtsverkeer een specifieke functie heeft toebedeeld gekregen, namelijk het bevorderen van de rechtszekerheid.6 In dat kader raden wij hen aan om ook eens een verfrissende blik over de landsgrenzen te werpen.
Overigens is het vasthouden van gelden voor de notaris minder lucratief dan de door Louwman en Vos aangehaalde “derden” veronderstellen. De rente die is opgebouwd over aan partijen toekomende gelden wordt zo spoedig mogelijk na de transactie aan hen uitbetaald.
Tot slot vragen we ons nog af waarop Louwman en Vos hun stelling baseren, aangezien de bedoelde “derden” indertijd weinig van zich hebben laten horen, toen als gevolg van de invoering van de beleidsregel aangaande het tijdstip van uitbetaling van gelden in sommige gevallen plotseling een dag langer op de gelden gewacht moest worden.
Al met al blijven dus voor het vasthouden van derdengelden geen motieven over die het daglicht niet kunnen verdragen. Van een schuldig hart zijn wij ons dan ook niet bewust.
Mr. H.M.I.Th. Breedveld
Mr. L.W. Kelterman
1 Het is naar ons idee echter niet zo, dat wij in onze bijdrage, onder IV, het begrip ‘fiattering’ onjuist uitleggen, zoals Louwman en Vos beweren.
2 Een van de redenen overigens waarom wij in een eerder artikel hebben gepleit voor een verplichte digitale inschrijving.
3 Zie bijvoorbeeld het bepaalde in de Kadasterwet.
4 Om die reden is het naar ons idee absoluut geen overbodige luxe om de voormelde slotrecherche weer onderdeel te maken van de kantoorpraktijk.
5 Anders dan de positieve elementen die ons recht nu al kent.
6 Zie B.C.M. Waaijer, De Notariswet, Deventer: Kluwer 2003, p. 15.