STICHTINGSRUBRIEK
Vereenvoudigde inschrijving statuten en oplossing taalprobleem
Op weg naar het Delaware van Europa: het laatste puzzelstukje: de vereenvoudigde inschrijving van de statuten en de oplossing van het taalprobleem van de akte van oprichting/statutenwijziging. En: niet alles hoeven we te publiceren
Menig notaris heeft in de nachtelijke uren onmogelijke statuten in de Engelse taal, waar tot op het laatste moment nog over gebakkeleid werd, proberen te vertalen in het Nederlands om zo te kunnen voldoen aan de bepaling van 2: 176 BW: de akte van oprichting van de Vennootschap wordt verleden in de Nederlandse taal.
Art. 2: 180 lid 1 BW geeft aan dat voor de inschrijving van de Vennootschap in het Handelsregister de bestuurders een authentiek afschrift van de akte van oprichting ten kantore van het handelsregister dienen neer te leggen. Menig cliënt ziet dan ook af van het opnemen van de aandeelhoudersovereenkomst in de statuten: de buitenwereld hoeft niet alles te weten.
Twee bepalingen waarvan men zich kan afvragen of zij nog wel nut hebben:
I Is het wel nodig om de hele inhoud van de akte van oprichting te publiceren? Waar gaat het om? Publicatie is van belang voor de bescherming van derden, maar is het daarvoor nodig om de hele akte te publiceren?
II Wat is het belang om de statuten in de Nederlandse taal te verlijden? Is het om te voorkomen dat er discussie ontstaat over de betekenis van een zin of woord? Zou die discussie er niet zijn indien wij alleen die bepalingen die de Wetgever van belang vindt, in het Nederlands publiceren?
In dit artikel wordt voorgesteld om naast het bestaande systeem het mogelijk te maken om de publicatie van de statuten van de vennootschap te beperken tot die bepalingen welke voor derden van belang zijn. Door de publicatie te laten doen in de Nederlandse taal kan de eis om de akte van oprichting / statutenwijziging uitsluitend in de Nederlandse taal te verlijden, vervallen.
Publicatie van de gehele akte, is dat wel nodig?
Bij de invoering van de FLEX wet heeft de Minister dit nog eens onderstreept: ‘…dat de statuten zijn bedoeld voor afspraken die ook voor derden betekenis hebben en daarom voor hen kenbaar dienen te zijn”[1] Prof. W.J.M van Veen stelt de vraag of dit geldt voor alles wat in de statuten staat of kan worden opgenomen. “Hier is, dunkt mij wel enige discussie over mogelijk.”[2]
Afspraken die ook voor derden betekenis hebben… Daar mag men toch uit opmaken dat afspraken die voor derden geen betekenis hebben, niet gepubliceerd hoeven te worden? Dan zouden wij kunnen volstaan met alleen die bepalingen te publiceren welke voor derden betekenis hebben. Maar welke bepalingen uit de statuten zouden dat dan zijn?
Wij zouden ons kunnen beperken bij de registratie bij de Kamer van Koophandel tot die statutaire bepalingen welke de Wetgever dwingend voorschrijft om op te nemen in de statuten (elke notaris heeft wel eens een akte van oprichting in twee A4tjes gepasseerd):
– naam, zetel, doel, (2: 117)
– kapitaal van de Vennootschap (2:178)
– bepaalde rechtshandelingen (2: 204)
– de vertegenwoordiging (2: 240)
– de regels voor belet en ontstentenis (2: 244.4)
– structuurbepalingen (2: 263)
Daarnaast zijn er nog de gegevens die het Handelsregisterbesluit 2008 vraagt.
En meer is niet nodig. De derde hoeft geen kennis te nemen van winstverdelingen, blokkeringsregelingen en interne toestemmingslijsten.
Een dergelijke opgave zou via de deponering bij het handelsregister van een afschrift van een speciale notariële akte (het ‘uittreksel’ van de akte van oprichting) kunnen geschieden.
Naast de akte van oprichting passeert de notaris een tweede akte. In deze tweede akte – een notariële verklaring, geen partij akte – worden enkel die gegevens vermeld welke van belang zijn voor de registratie in het handelsregister. Een dergelijke notariële verklaring kennen wij eigenlijk al: In boek 2 van het Burgerlijk Wetboek zien wij dat de Wetgever op meer plaatsen een notariële verklaring gebruikt. Een mooi voorbeeld is art. 2: 333 i lid 3: indien een Nederlandse vennootschap fuseert met buitenlandse vennootschap en gaat verdwijnen, dient een Nederlandse notaris een verklaring op te stellen dat alle vormvoorschriften in acht zijn genomen. Deze verklaring dient neergelegd te worden in een authentieke akte.[3]
Deze tweede akte kan uitsluitend in de Nederlandse taal worden verleden (zie hierna). De akte van oprichting / statutenwijziging (de eerste akte) kan dan in elke taal worden verleden die de cliënt wenst (met inachtneming van de Notariswet)
In de hier voorgestelde notariële verklaring (de tweede akte) wordt door de notaris geconstateerd:
– dat de verklaring uitsluitend bedoeld is voor de inschrijving van de Vennootschap in het Handelsregister
– de datum van de akte van oprichting van de Vennootschap
– de namen en adressen van de oprichters, de eerste bestuurders en de eerste leden van de Raad van Commissarissen (indien deze terstond wordt ingesteld) en de overige gegevens die het Handelsregisterbesluit 2008 vraagt;
– de hierboven genoemde minimum eisen van statutaire bepalingen
– een opsomming van de stukken welke aan de akte van oprichting zijn gehecht.
En als slot de verklaring dat alle vormvoorschriften in acht zijn genomen.
Hiermee staat de verklaring qua inhoud gelijk aan hetgeen de Wet voorschrijft wat minimaal in de statuten dient te staan en derhalve minimaal gepubliceerd moet worden. In deze akte kan ook niet meer staan: hij kan alleen dienen voor de registratie.
Van deze akte wordt een afschrift ingeschreven in het handelsregister. Voor de notaris zal deze akte geen probleem zijn: het is immers een herhaling van hetgeen hij in zijn eigen akte van oprichting heeft vermeld. Door de beperking van hetgeen hij hoeft te vermelden, zal het risico van enige aansprakelijkheid over de vertaling miniem zijn. Het risico zit hem voornamelijk bij de vertegenwoordiging en dat zal toch niet het grootste probleem voor de vertaling zijn. Alleen de notaris van de akte van oprichting is bevoegd een dergelijke verklaring af te geven: niet een andere notaris. Hiermee bereikt men dat akte van oprichting en verklaring altijd bij hetzelfde protocol blijven.
Bij de statutenwijziging dient dezelfde procedure gevolgd te worden. Ook indien slechts één bepaling wordt gewijzigd, dient de notaris in die tweede akte toch weer alle gegevens op te nemen (de doorlopende tekst gaat immers verdwijnen) opdat derden dan meteen kunnen zien welke bepalingen gelden vanaf de datum van statutenwijziging.
Door toe te voegen bij zowel de akte van oprichting als de statutenwijziging dat de notaris verklaart dat alle vormvoorschriften in acht zijn genomen, sluit deze verklaring naadloos aan bij de overige notariële verklaringen van boek 2 (vergelijk de voetverklaring bij o.a. de fusie).
Twee systemen naast elkaar
Het blijft mogelijk om de akte van oprichting / statutenwijziging bij afschrift te doen inschrijven. Dan geldt wel de regel dat die akte in de Nederlandse taal verleden dient te zijn. Voor eenvoudige BV’s zal die tweede akte niet nodig zijn. Maar de tweede akte kan ook gebruikt worden bij akten van oprichting welke in de Nederlandse taal zijn verleden: men publiceert alleen dat wat vereist is.
De taal van de akte van oprichting / statutenwijziging
Voor de publicatie in het Handelsregister is het niet meer van belang in welke taal de akte van oprichting / statutenwijziging is verleden. De publicatie geschiedt namelijk altijd in de Nederlandse taal: of door het afschrift van de akte van oprichting / statutenwijziging (mits deze in de Nederlandse taal is verleden) of door het afschrift van de Verklaring (die altijd in de Nederlandse taal wordt verleden).
Wijzigingen in Boek 2
Wat moeten wij wijzigen? Eigenlijk heel weinig zodat men snel met dit nieuwe systeem kan gaan werken. De registratie blijft immers in de Nederlandse taal. Wij voegen enkel toe de mogelijkheid om de registratie ook te doen via een uittreksel van de belangrijkste bepalingen.
Voorstel tot aanpassing van de wettelijke bepalingen: De oprichting
Art. 2: 176
De akte wordt verleden in de Nederlandse taal. Indien partijen zulks verlangen, wordt de akte verleden in een vreemde of de Friese taal, mits de notaris die taal voldoende verstaat.
Een volmacht tot medewerking aan die akte moet schriftelijk zijn verleend.
art. 2: 180 lid 1:
1. De bestuurders zijn verplicht de vennootschap te doen inschrijven in het handelsregister. De inschrijving geschiedt door het neerleggen van een authentiek afschrift van de akte van oprichting (mits deze is verleden in de Nederlandse taal). De inschrijving kan ook geschieden door het neerleggen een authentiek afschrift van een notariële verklaring. Deze verklaring dient verleden te worden in de Nederlandse taal en dient alleen de navolgende gegevens te bevatten:de datum van de akte van oprichting van de Vennootschap; de namen en adressen van de oprichters; naam, zetel, doel, duur (indien nodig), het geplaatste kapitaal van de Vennootschap; de bepalingen met betrekking tot de vertegenwoordiging, belet en ontstentenis; het aantal geplaatste aandelen en bij wie deze geplaatst zijn alsmede de wijze van volstorting en zo nodig de rechtshandelingen als omschreven in art. 204; alsmede – indien van toepassing- de van toepassing zijnde structuur bepalingen en voorts een opsomming van de stukken welke aan de akte van oprichting zijn gehecht. Tevens worden opgenomen de overige gegevens welke volgens het Handelsregisterbesluit dienen te worden gepubliceerd. Tenslotte dient de notaris te verklaren dat alle vormvoorschriften inzake de oprichting van de vennootschap in acht zijn genomen.
Voorstel tot aanpassing van de wettelijke bepalingen: De statutenwijziging
Art. 2: 234 lid 1
1. Van een wijziging in de statuten wordt, op straffe van nietigheid, een notariële akte opgemaakt. De akte wordt verleden in de Nederlandse taal. Indien partijen zulks verlangen, wordt de akte verleden in een vreemde of de Friese taal, mits de notaris die taal voldoende verstaat.
Art. 2: 236
1. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging (mits deze is verleden in de Nederlandse taal) neder te leggen ten kantore van het handelsregister. De inschrijving van de wijziging kan ook geschieden door het neerleggen een authentiek afschrift van een notariële verklaring. Deze verklaring dient verleden te worden in de Nederlandse taal en dient alleen de navolgende gegevens te bevatten:de datum van de akte van statutenwijziging van de Vennootschap; naam, zetel, doel, duur (indien nodig), het geplaatste kapitaal van de Vennootschap; de bepalingen met betrekking tot de vertegenwoordiging, belet en ontstentenis; het aantal geplaatste aandelen alsmede – indien van toepassing- de van toepassing zijnde structuur bepalingen en voorts een opsomming van de stukken welke aan de akte van statutenwijziging zijn gehecht. Tevens worden opgenomen de overige gegevens welke volgens het Handelsregisterbesluit dienen te worden gepubliceerd. Tenslotte dient de notaris te verklaren dat alle vormvoorschriften inzake de statutenwijziging van de vennootschap in acht zijn genomen.
Slot
Het voorgestelde systeem blijft zo dicht mogelijk bij het bestaande systeem waardoor de invoering vrij eenvoudig kan geschieden. Door het mogelijk te maken dat alleen de bepalingen welke van belang zijn voor derden worden ingeschreven, kan in de akte van oprichting / statutenwijziging veel meer bepalingen worden opgenomen welke men voorheen liever niet aan derden kenbaar wilde maken. Ook bereiken wij dat de akte van oprichting / statutenwijziging niet meer uitsluitend in de Nederlandse taal hoeft te worden verleden.
Het laatste puzzelstukje om het Delaware van Europa te worden, is gevonden.
Mr. R.J.C. van Helden*
* Oud-notaris te Amsterdam en voorzitter van de Vereniging van Notarieel Ondernemingsrecht Specialisten (VOC).
[1] Kamerstukken II 32426 nr. 3 t.a.p. 3-4 (MvT).
[2] W.J.M. van Veen, Boek 2 BW, statuten en aandeelhoudersovereenkomsten, ZIFO – reeks dl 2, t.a.p. 41)
[3] Kamerstukken II 30929 nr.3 (MvT).