Transparant offreren
In de beslissing van de Notariskamer van het Hof Amsterdam van 4 februari 2014 ECLI:NL:GHAMS:2014:274; RN 2012, 42 wordt een oud-notaris uit het ambt ontzet wegens offerte perikelen. De beslissing gaat uitgebreid in op de vraag aan welke minimum eisen dient een offerte te voldoen
1.1 Een duidelijke offerte
Als eerste noem ik een verbod op verborgen kosten. Een offerte moet onder de streep duidelijk maken wat een cliënt in totaal kwijt is. Een offerte tot onder standaardniveau uitkleden en daarna tot dat niveau weer oppimpen maar dan als meerwerk kan dus niet meer. Dit is overigens in strijd met de tekst van art. 10 Vbgr:
De notaris licht de cliënten tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling. Ik neem het volgende citaat uit de beslissing. Het hof is van oordeel dat met betrekking tot de wijze van offreren door een notaris als uitgangspunt dient te gelden dat duidelijkheid moet bestaan omtrent de door deze in rekening te brengen kosten. Het door een notaris geoffreerde tarief dient alle gebruikelijke werkzaamheden te omvatten in die zin dat een reële mogelijkheid bestaat dat uiteindelijk inderdaad slechts dat basistarief in rekening wordt gebracht. De mogelijkheid om extra werkzaamheden in rekening te brengen dient beperkt te blijven tot werkzaamheden die ten tijde van het uitbrengen van de offerte door de notaris in redelijkheid niet kunnen worden voorzien. Werkzaamheden die op het moment van het aannemen van de opdracht door de notaris wel redelijkerwijze te voorzien zijn, zoals het inschrijven van een koopovereenkomst in de openbare registers of extra werkzaamheden die voortvloeien uit het feit dat een levering een appartementsrecht betreft, mogen dus niet tot een latere verhoging van de declaratie leiden, hetgeen impliceert dat de notaris vóór het uitbrengen van een offerte enig onderzoek zal moeten verrichten.
En:
Verricht de notaris geen onderzoek naar het bestaan van dergelijke ten tijde van de offerte voorzienbare werkzaamheden – hetgeen hem uiteraard vrij staat – dan komen de daaruit voortvloeiende kosten voor zijn rekening, in die zin dat hij deze niet als meerwerk in rekening kan brengen.
Over (transparant) offreren zijn inmiddels de nodige arresten verschenen. Zo wordt in Hof Amsterdam 17 november 2005, ECLI:NL:GHAMS:2005:AU6548 overwogen:
Behoudens bijzondere omstandigheden, waarvan te dezen niet is gebleken, dient een notaris, of een kandidaat-notaris namens de notaris, in een persoonlijk onderhoud cliënten die hun geregistreerd partnerschap wensen te beëindigen te informeren over de gevolgen die daaraan zijn verbonden. In zo’n persoonlijk onderhoud dient deze notaris of kandidaat-notaris tevens te beoordelen of de cliënten werkelijk uitsluitend behoefte hebben aan een akte die uitsluitend de formele ontbinding van het geregistreerd partnerschap inhoudt dan wel een uitgebreidere regeling wensen of nodig hebben en hen terzake nadere informatie te verschaffen.
In Hof Amsterdam van 22 juni 2010, ECLI:NL:GHAMS:2010:BM9741 wordt woordelijk hetzelfde overwogen. In Hof Amsterdam 11 februari 2012 ECLI:NL:GHAMS:2012:4377wordt echter het volgende overwogen:
Het hof is van oordeel dat met betrekking tot de wijze van offreren door een notaris als uitgangspunt dient te gelden dat er duidelijkheid moet bestaan omtrent de door deze in rekening te brengen kosten. Het door een notaris geoffreerde tarief dient alle gebruikelijke werkzaamheden te omvatten in die zin dat er een reële mogelijkheid bestaat dat uiteindelijk inderdaad slechts dat basistarief in rekening wordt gebracht. De mogelijkheid extra werkzaamheden in rekening te brengen dient beperkt te blijven tot werkzaamheden die ten tijde van het uitbrengen van de offerte door de notaris in redelijkheid niet konden worden voorzien. Werkzaamheden die op het moment van het aannemen van de opdracht door de notaris wel redelijkerwijze te voorzien waren, mogen dus niet tot een latere verhoging van de declaratie leiden, hetgeen impliceert dat de notaris vóór het uitbrengen van een offerte enig onderzoek zal moeten verrichten.
Op 8 januari 2013, ECLI:NL:GHAMS:2013:CA3869 overweegt het hof:
Het hof heeft in zijn beslissing van 22 juni 2010 (LJN: BM9741) reeds overwogen dat uitgangspunt bij de tarifering door een notaris dient te zijn dat er duidelijkheid bestaat omtrent de door de notaris in rekening te brengen kosten. Het is een notaris in beginsel toegestaan om een prijsprotocol te hanteren ter bepaling van zijn tarief zonder in strijd te komen met de artikelen 6:231 e.v. BW en hetgeen hem als goed notaris betaamt, mits aan een aantal voorwaarden is voldaan. Als één van die voorwaarden geldt dat de mogelijkheid extra werkzaamheden in rekening te brengen, beperkt dient te blijven tot werkzaamheden die ten tijde van het uitbrengen van de offerte door de notaris in redelijkheid niet konden worden voorzien. Werkzaamheden die op het moment van aannemen van de opdracht door de notaris wel redelijkerwijze te voorzien waren, mogen dus niet tot een latere verhoging van de declaratie leiden.
Het moet voor een cliënt na kennisneming van de offerte duidelijk zijn welke kosten hem in elk geval in rekening worden gebracht, zonder dat hij kennis behoeft te nemen van op de website vermelde algemene voorwaarden of van een nadien opgestuurd stappenplan. Het is in strijd met de notariële waardigheid om verlieslatend werk aan te nemen en dat met winst af te sluiten door meerwerk tegen opgeklopte prijzen weg te zetten. Logischer kan het op het eerste gezicht niet: de cliënt dient conform de Vbgr een offerte te ontvangen met een totaal bedrag onder de streep waarbij de kans groot is dat hiermee de te maken kosten bekend zijn. Dit veronderstelt dat een offerte aan minimum voorwaarden voldoet. Het hof hanteert in de genoemde beslissingen, als ik het goed zie, drie verschillende benaderingen tegelijk. Allereerst wordt gesproken van gebruikelijke werkzaamheden. Bij een levering van onroerend goed is dat volgens het BW en het spraakgebruik de inschrijving in de openbare registers van een notariële akte van levering. Tegelijk echter dient er volgens het hof een reële mogelijkheid te bestaan dat uiteindelijk inderdaad slechts dat basistarief in rekening wordt gebracht. Met deze uitbreiding wordt het begrip gebruikelijke werkzaamheden verlaten en worden de kosten van de uitbreiding van dat begrip (het hof noemt als voorbeeld het inschrijven van de koop) generiek onder een breder basistarief gebracht. Deze uitbreiding van het begrip gebruikelijke werkzaamheden leidt echter tot onzekerheid over wat in de uitgebreidere offerte begrepen dient te zijn. Als derde de specifieke benadering: de offerte moet er toe leiden dat de cliënt niet met extra kosten wordt verrast. Hiervoor dient het vooronderzoek. Dit laatste past in het idee van een offerte op maat.
Wat hiervan zij, de notaris moet bij de generieke benadering zijn tarieven voor gebruikelijk werk verhogen. Het gevolg is dat degene die niet het hele pakket afneemt, meebetaalt aan het pakket van iemand die alles binnen de (standaard)offerte afneemt. Ik werk dat uit aan de hand van een voorbeeld. Voor de inschrijving van de koopovereenkomst wordt door de Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers bij het indienen van elektronische stukken € 44 en van papieren stukken € 74 kosten in rekening gebracht. Met het in deze tuchtbeslissing gehanteerde vertrekpunt van het hof dat het inschrijven van de koopovereenkomst deel uitmaakt van de gebruikelijke werkzaamheden, dienen die kosten van het kadaster te worden vermeld op elke offerte. Dit valt echter niet uit te leggen aan een koper die afziet van het inschrijven van de koop. Het opnemen van die kosten van het kadaster voor inschrijving van de koopovereenkomst komt daarmee in strijd met de eisen die gelden voor helder en transparant offreren. Duidelijk wordt dat de kosten van de inschrijving (en in het verlengde daarvan die inschrijving zelf) geen deel uitmaken van een offerte voor de gebruikelijke werkzaamheden bij levering van onroerend goed. Het inschrijven van een koopovereenkomst is een extra activiteit met eigen (externe) kosten.
1.2 De gebruikelijke werkzaamheden
Hoe ver reikt het begrip gebruikelijke werkzaamheden bij onroerend goed? Interne en externe verhoudingen bij art. 61 Faillissementswet? En bij samenwoners? Hoe aan interne verhoudingen recht te doen als het pand op naam van één van partijen wordt geparkeerd? Het aangaan van een verrekenbeding (box 3) of een economische overdracht (box 1) biedt soelaas. Wordt bij het afsluiten van een overlijdensrisicopolis de langstlevende tweede partner de enige indirect begunstigde of komt de begunstiging indirect toe aan de erfgenamen (waaronder kinderen uit de eerdere relatie). En het inzetten van eigen middelen die onder de (zachte) uitsluitingsclausule of met een tweetrapsmaking zijn verkregen als (deel van de) koopsom? Eén van de twee kopers krijgt van zijn ouders de belastingvrije schenking van 100.000 euro; de ander niet; welke alternatieven laten zich denken? Naar mijn beleving staat dit alles niet in verband met de ‘gebruikelijke’ werkzaamheden bij de levering van een onroerend zaak. Duidelijkheid bij de cliënt en bij de notaris pleit ervoor om het begrip gebruikelijke werkzaamheden te beperken als hiervoor is omschreven. Valt onder gebruikelijke werkzaamheden de vraag wat een woning is (2% overdrachtsbelasting) en wat niet (6%); de splitsing van de koopsom bij een gemengde aankoop? Extra kosten wegens een vererving of echtscheiding bij verkoper worden in de regel bij verkoper in rekening gebracht. En als het verkochte onder water staat al dan niet in combinatie met een groot aantal hypotheken en/of beslagen valt een schuldenregeling onder de gebruikelijke kosten? Lastige kwesties.
Het hof overweegt dat extra werkzaamheden die voortvloeien uit het feit dat een levering een appartementsrecht betreft dus niet tot een latere verhoging van de declaratie mogen leiden. De kernoverweging in de hier besproken beslissing Hof Amsterdam 4 februari 2014 richt zich zoals gezegd tegen verborgen extra kosten. Dit laat ruimte om vooraf vóór de levering van een appartementsrecht of een lidmaatschap in een woonverenging een hoger tarief te offreren.
1.3 Het vooronderzoek
Het hof overweegt dat werkzaamheden die op het moment van het aannemen van de opdracht door de notaris wel redelijkerwijze te voorzien zijn niet tot een latere verhoging van de declaratie mogen leiden. Dit impliceert dat de notaris vóór het uitbrengen van een offerte enig onderzoek zal moeten verrichten. Inschrijven van de koop? Het pand op één of twee namen? Hoe luiden de huwelijkse voorwaarden? Verrekenbeding of econoom? Worden eigen middelen ingebracht; met of zonder uitsluitingsclausule/tweetrapsmaking? Wel of geen samengesteld gezin? Begunstiging risicopolis? Enige toelichting op deze begrippen kost gauw een half uur of meer. Echter, in de beleving van én cliënt én notaris bestaan de gebruikelijke werkzaamheden uit het opmaken van een akte van levering en het verzorgen van de inschrijving in de registers. Enig onderzoek vooraf om überhaupt een offerte op te kunnen maken is in deze benadering overbodig. Dat het hof toch tot enig vooronderzoek concludeert is het gevolg van de door het hof uitgebreide omschrijving van gebruikelijke werkzaamheden. Los daarvan: het vooronderzoek lijkt me slechts op zijn plaats als er van gebruikelijke werkzaamheden geen sprake is; dus bij een offerte op maat.
1.4 De beslissing in perspectief
Er is aanleiding om de beslissing in een breder perspectief te plaatsen. Eigen aan de levering van een onroerende zaak of vestiging van een hypotheek is een aantal repeterende werkzaamheden. Juist vanwege die repeterende werkzaamheden kan een offerte voor gebruikelijke werkzaamheden worden uitgebracht. Een zelfde benadering zou dan gelden voor het uitbrengen van een offerte bij aanpalende rechtsgebieden zoals familierecht en rechtspersonenrecht.
Bij testamenten is de situatie minder overzichtelijk. Wel of geen (zachte) uitsluitingsclausule/ voogdij/bewind/executele/inbreng van schenkingen? Ik kan mij voorstellen dat deze onderdelen deel uitmaken van de gebruikelijke werkzaamheden. Bij tweetraps making wegens oorzaken binnen de familie en/of fiscaliteit, uitbreiding van de opeisingsgronden, testeren door samengestelde gezinnen en estateplanning testamenten is naar mijn gevoelen sprake van extra werk. Bij het opmaken van huwelijkse voorwaarden kan als gebruikelijke werkzaamheden worden gedacht aan wel of geen (beperkte) gemeenschap van goederen, wel of geen (periodiek of eind)verrekenbeding. De vraag hoe daarbij om te gaan met familievermogen, bedrijfsvermogen en vermogen bij het aangaan van het huwelijk (zeker bij samengestelde gezinnen) valt naar mijn gevoelen buiten de gebruikelijke werkzaamheden. Mijn ervaring is overigens dat cliënten begrijpen dat dit maatwerk is dat niet onder de gebruikelijke werkzaamheden valt. Bij de oprichting van een BV spelen kwesties als wel of geen ruisende inbreng/blokkade of aanbiedingsplicht op de aandelen/bekrachtiging van het voortraject? Dit veronderstelt het vooronderzoek, zoals dat door het hof is verondersteld.
1.5 It is the economy
Het klassieke winkelmodel staat onmiskenbaar onder druk. Commodities worden in toenemende mate op het internet besteld. Voor een aantal cliënten staat de ‘aanschaf’ van een notariële akte gelijk met de aanschaf van een reisverzekering en dergelijke; van een commodity dus. Diverse labels bieden dergelijke diensten aan. Een eventueel verbod van een label zal worden gevolgd door een wijziging in dat label. Er ontstaat onmiskenbaar een tweedeling op de notariële markt. Voor een uitwerking van die tweedeling verwijs ik naar Opsplitsing van het notariaat en de Orde? in Notariaat Magazine 2/2014. Binnen deze tweedeling zal elke notaris zijn eigen positie op de markt moeten vinden. Iedere notaris zal bij elke offerteaanvraag daarom de afweging willen maken bij welke cliënt hij hoeveel informatie in een onderzoek stopt vóór het uitbrengen van een offerte. Het is bepaald geen uitzondering dat een cliënt na uitgebreide informatie, soms zelfs met hartelijke dank voor de verstrekte informatie, zijn notariële akte bestelt bij een dergelijk minimalistisch label. De actieve notaris sponsort ongewild dan dat label. Een verplichting om ter land, ter zee en in de lucht een vooronderzoek in te stellen bij het afgeven van een offerte past hier niet in. Het is immers aan de notaris hoe hij zijn bedrijfsvoering inricht. Het hof overweegt dan ook terecht:
Verricht de notaris geen onderzoek naar het bestaan van dergelijke ten tijde van de offerte voorzienbare werkzaamheden – hetgeen hem uiteraard vrij staat – dan komen de daaruit voortvloeiende kosten voor zijn rekening, in die zin dat hij deze niet als meerwerk in rekening kan brengen.
1.6 Positie van de KNB
Meer principieel rijst de vraag of het de taak is van de tuchtrechter is om een minimale invulling voor een offerte te geven. Dit is in de eerste plaats de taak van de KNB. Omdat die andere initiatieven uitblijven ligt die invulling thans second best op het bord van de tuchtrechter. De vraag wat een standaard offerte is zal moeten worden ingevuld. Als de invulling aan de tuchtrechter wordt overgelaten, dan leidt dat onvermijdelijk tot een casuïstische benadering die noodgedwongen slechts op lange termijn duidelijkheid kan bieden. Die invulling lijkt me in de eerste plaats de taak van de KNB. Het aannemen van een afwachtende houding heeft tot gevolg dat die invulling bij de tuchtrechter wordt geparkeerd. Hierdoor tast de KNB zelf het gezag aan dat haar als orde wordt toegekend.
- Wie A zegt, moet ook B zeggen
Het is kennelijk nodig om het begrip gebruikelijke werkzaamheden in te vullen[1]. Nu andere initiatieven uitblijven ligt die invulling op het bord van de tuchtrechter. Het hof trekt terecht een duidelijke streep: de kans op een nota wegens meerwerk dient te worden beperkt. Dit is een correcte uitkomst. Het vertrouwen in het notariaat is ermee gediend dat de offertes zo duidelijk mogelijk zijn. Het is nu aan de KNB om het begrip gebruikelijke werkzaamheden van verdere inhoud te voorzien.
Conclusies
- Het hof verlaat in deze beslissing het begrip gebruikelijke werkzaamheden. Het is kennelijk de bedoeling om een offerte op maat af te geven dan wel door het hanteren van een uitgebreide definitie van gebruikelijk werk de kans op een nota voor nawerk te minimaliseren.
- Het hof is niet geheel duidelijk bij de eisen die aan een offerte moeten worden gesteld: gebruikelijke werkzaamheden, een opgerekt begrip gebruikelijke werkzaamheden of een onderzoek naar wat de cliënt precies voor ogen staat.
- De aan een offerte te stellen eisen dienen naar mij voorkomt zoveel mogelijk aan te sluiten bij het BW en bij de beleving van cliënt en notaris.
- Het is de taak van de KNB om een invulling te geven aan het begrip gebruikelijke werkzaamheden. Door geen initiatief te nemen staat het aan de KNB toegedachte gezag onder druk.
- Het dient aan de notaris te worden overgelaten of hij aanleiding ziet om een onderzoek in te stellen voordat hij een offerte uitbrengt. Het risico voor een onjuiste offerte, zonder een dergelijk onderzoek vooraf, is echter voor de notaris.
Mr. R.J. Holtman*
* Notaris te Utrecht.
[1] Zie ook Notariaat Magazine 5/2005 en 2/2014.