In WPNR 2013/6991 geeft mr. R.J.C. van Helden een aanzet tot de introductie van een ‘paspoort voor rechtspersonen’ dat in de leemte moet voorzien die bestaat doordat er nog geen Europees handelsregister is.
Van Helden geeft een opsomming van gegevens die in het document zouden moeten worden vermeld. De opsomming bestaat, naast datum van oprichting en notaris voor wie de akte van oprichting passeerde, vooral uit gegevens die ieder moment gewijzigd kunnen zijn (statutaire naam, statuten, adres, doel van de vennootschap, duur van de rechtspersoon, maatschappelijk en geplaatst kapitaal, namen en adressen van de aandeelhouders met een belang van 25% of meer, wie vertegenwoordigingsbevoegd zijn en in hoeverre deze bevoegdheid is beperkt).
Het paspoort voor natuurlijke personen bevat minder gegevens, die bovendien minder aan (potentiële) verandering onderhevig zijn.
De zekerheid omtrent de juistheid van de daarin vervatte informatie verschilt ook met de in de bijdrage van Van Helden ter vergelijking aangehaalde Apostille. De Apostille verschaft immers (onveranderlijk) zekerheid omtrent de ondertekening van een document door de functionaris ten aanzien van wiens handtekening de Apostille is afgegeven en zo omtrent de geldigheid van het document.
Het paspoort voor rechtspersonen zou derhalve niet betrouwbaar zijn en het is de vraag of het verstandig is, een dergelijk document het (internationale) rechtsverkeer in te zenden. Het is de vraag of de door Van Helden in zijn opzet opgenomen ‘disclaimer’, dat de informatie achterhaald kan zijn en derden een bevestiging van de informatie bij de uitgevende notaris kunnen opvragen, altijd gelezen en op waarde geschat zal worden.
Een korte geldigheidsduur van het paspoort zou hier mijns inziens ook geen oplossing kunnen bieden, omdat ook binnen deze termijn de informatie gewijzigd kan zijn en bovendien een beperkte geldigheidsduur ten onrechte kan suggereren dat men binnen de geldigheidsduur niet hoeft te twijfelen aan de in het document vervatte informatie.
Een gevraagde bevestiging zou mijns inziens op zichzelf weer aanleiding zijn tot het afgeven van een legal opinion. Het is de vraag wat de meerwaarde is van een legal opinion ten aanzien van de informatie in een ‘paspoort voor rechtspersonen’ boven een op zichzelf staande legal opinion.
Van Helden schrijft dat het document alleen afgegeven zou mogen worden door een notaris die als zodanig door de eigen organisatie is aangewezen. Ik neem aan dat hiermee wordt bedoeld de bij de CNUE aangesloten organisatie, ofwel voor Nederland de KNB.
Niet iedere notaris zou derhalve een ‘paspoort voor rechtspersonen’ mogen afgeven.
Het is de vraag of een beperking in notarissen die dit zouden mogen doen een noodzakelijke en gerechtvaardigde inbreuk vormt op de vrije mededinging tussen notarissen en vrije notariskeuze van cliënten. Net als bij iedere andere ambtsverrichting, zal de notaris die de afgifte van een dergelijk paspoort wordt gevraagd, zich af moeten vragen of hij daartoe in staat is, zich moeten houden aan zijn beroeps- en gedragsregels en overige relevante wet- en regelgeving. Ook hier is hij onderworpen aan het tuchtrecht en kan hij civielrechtelijk aansprakelijk zijn voor eventuele tekortkomingen. Dit lijkt mij voldoende.
Een beperking in bevoegde notarissen lijkt mij de overzichtelijkheid in het internationale rechtsverkeer ook niet te bevorderen, omdat de notarissen die niet bevoegd zullen zijn een dergelijk paspoort af te geven, uiteraard nog wel bevoegd zullen blijven legal opinions en bevoegdheidsverklaringen af te geven. Naast de bestaande documenten worden extra documenten geïntroduceerd, te weten het paspoort voor rechtspersonen en de op basis daarvan desgevraagd af te geven bevestigingen.
Notarissen worden in dit kader onderverdeeld in notarissen die (ook) paspoorten voor rechtspersonen en bevestigingen van de daarin vermelde informatie mogen afgeven en overige notarissen.
Dit bevordert de overzichtelijkheid en uniformiteit naar mijn mening niet.
Het is ook een belangrijk verschil met de Apostille. Zoals blijkt uit art. 1 van het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961 moet hieraan een zo’n ruim mogelijke toepassing worden gegeven. Blijkens art. 1 van het verdrag moet het begrip “openbare akte” (public document) waarop het verdrag van toepassing is ruim worden uitgelegd. Zo vallen alle notariële stukken en legalisatieverklaringen, opgemaakt door (alle) notarissen onder het Apostilleverdrag.
Het afgeven van bevoegdheidsverklaringen en legal opinions ten behoeve van het internationale rechtsverkeer vormt een onderdeel van de notariële praktijk dat meer aandacht mag krijgen. Het internationale rechtsverkeer is ook gebaat bij kwaliteit en uniformiteit (qua lay-out en inhoud) van af te geven verklaringen/certificaten. De aanzet die Van Helden geeft tot verdere ontwikkeling op dit gebied juich ik toe. Zoals uit bovenstaande reactie blijkt, vraag ik mij evenwel af of zijn opzet voor een paspoort voor rechtspersonen gevolgd moet worden. Voorts heb ik bezwaren bij een selectie van notarissen die een dergelijk document zouden mogen afgeven.
Mr. A.I. Stivaktas*
* Notaris te Ridderkerk.
Naschrift
Van meer collega’s kreeg ik de vraag: hebben wij dit wel nodig? Wij doen toch niets anders?
Het werkt toch goed?
Maar dat is Nederland, een land gericht op de Angelsaksische wereld.
Ik heb het artikel geschreven uit een hele andere invalshoek: het Europese Notariaat (Duitsland voor op) is te conservatief en protectie van het ambt staat boven aan. Daar zit een groot risico in: er werd al nagedacht over de oprichting van een simpele rechtspersoon zonder de tussenkomst van een notaris. De Europese notarissen verenigd in de CNUE doet er alles aan om het Notariaat te behouden voor het moderne Europa. Maar verliezen zij niet het contact met de werkelijkheid? De handel groeit en bloeit en wij kruipen steeds dichter tegen elkaar aan. Transacties over de grenzen (cross border fusies) zijn niet meer ongewoon. Nog altijd zijn daar notarissen bij betrokken. Bij al dat soort transacties leunen wij op de informatie die wij krijgen van collega’s . De notarissen uit landen die gewend zijn te werken met Angelsaksische kantoren hebben geen moeite met het afgeven van Legal opinies. Dat ligt geheel anders bij landen die zich afzetten tegen de Angelsaksische praktijken en waar de notarissen het ‘in hun broek doen’ als zij denken aan moeten afgeven van Legal opinies, terwijl dat eigenlijk zou moeten.
Ik vrees dat indien het conservatieve notariaat zich niet gaat aanpassen aan de vragen uit de praktijk zij de boot gaan missen.
Door een actievere opstelling laat het Europese notariaat zien aan de Europese Commissie dat zij een bijdrage willen leveren aan de eenwording van Europa. Dat zal ongetwijfeld goed vallen en dan kunnen wij als Europese notarissen laten zien wat wij nog meer kunnen betekenen voor de rechtszekerheid en dan zal er eerder naar ons geluisterd worden.
Ik ben lid van de CNUE (afdeling ondernemingsrecht) en zie die hakken in het zand terwijl dat niet nodig is: door de invoering van een standaard Legal opinie zullen wij de rechtspraktijk en de handel een grote dienst bewijzen.
Vergeet ook niet dat de gegevens van de meeste rechtspersonen vrij stabiel zijn en nauwelijks wijzigen.
Dan de vraag waarom slechts een beperkt aantal notarissen die Legal opinie zouden mogen afgeven.
Natuurlijk kan en mag iedere notaris een dergelijk paspoort afgeven en zal een Apostille bevestigen dat die notaris bevoegd is. De opzet is – zie hiervoor – dat de Europese notarissen een bijdrage geven aan de bevordering van de internationale handel door het afgeven van een dergelijk paspoort. Dan hoort het er toch echt bij dat die notarissen niet alleen Pools of Roemeens spreken maar ook de Engelse, Franse of Duitse taal meester zijn en ook gewend zijn samen te werken met internationale kantoren en een behoorlijke kennis van het ondernemingsrecht hebben. Het zal voor een Nederlandse notaris een verademing zijn indien hij met zijn collega in Polen in de Franse taal kan communiceren en zijn vragen kwijt kan. Door de lijst van de CNUE weet hij dan meteen dat hij terecht is gekomen bij een notaris die gewend is aan internationale contacten en zijn talen en het ondernemingsrecht kent. Door die lijst is een dan een Apostille niet meer nodig voor die notarissen.
Mr. R.J.C. van Helden*
* Notaris te Amsterdam.