Enige vragen over de vertegenwoordiging van de vennootschap op grond van een volmacht.
3. Procuratie aan niet-bestuurders
Zoals gezegd is het mogelijk dat de vennootschap aan een derde vertegen-woordigingsbevoegdheid verleent. Voorzover deze bevoegdheidsverlening bij volmacht geschiedt, is een statutaire grondslag daarvoor niet nodig, al vermelden statuten in veel gevallen wel de mogelijkheid daartoe. De verlening van vertegenwoordigingsbevoegdheid aan een derde kan incidenteel of doorlopend, beperkt of onbeperkt zijn. De inhoud van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt indien zij niet op de statuten is gebaseerd, bepaald door de aan de derde verleende volmacht. ‘Procuratiehouder’ is overigens geen term met een door de wet gegeven inhoud. Doorgaans wordt hiermee gedoeld op een persoon aan wie bij volmacht een bepaalde doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid is verleend, niet zelden een werknemer van de vennootschap.
Artikel 2:130/240 lid 4 BW bepaalt dat de statuten ook aan andere personen dan bestuurders de bevoegdheid tot vertegenwoordiging kunnen toekennen. De vraag die daarbij rijst is of deze bevoegdheid net als bij bestuurders onbeperkt en onvoorwaardelijk moet zijn en of deze bevoegdheid het karakter heeft van een volmacht of niet. Sommige schrijvers zijn van mening dat nu de eerste EEG-richtlijn 9 geen onderscheid maakt tussen de statutaire bevoegdheidsverlening aan een bestuurder of aan een procuratiehouder, voor de statutaire bevoegdheidsverlening aan een niet-bestuurder hetzelfde geldt als voor de bestuurder.10 Andere schrijvers menen echter dat voor statutaire procuratiehouders de wettelijke regeling voor bestuurders niet van overeenkomstige toepassing is, en dat derhalve op een statutaire procuratie wel beperkingen in strekking kunnen worden aangebracht.11
Het is van belang om stil te staan bij het karakter van de statutaire procuratie. De kwalificatie van de statutaire procuratie is mede bepalend voor het antwoord op de vraag of de bevoegdheid die een procuratiehouder aan de statuten ontleent het karakter heeft van een volmacht. Indien men van mening is dat een statutaire procuratie niet als volmacht dient te worden beschouwd, zou de procuratiehouder, bijvoorbeeld, namens de vennootschap hypotheek kunnen verlenen. Zou deze bevoegdheidsverlening op grond van de statuten echter wel als een volmacht dienen te worden gezien, dan zou men kunnen concluderen dat op de statutaire bevoegdheidsverlening aan de procuratiehouder de bepalingen uit het BW omtrent volmacht, zo niet direct, dan toch van (grotendeels) overeenkomstige toepassing zouden zijn (3:78 en 3:79 BW). Over het algemeen wordt ook de statutaire bevoegdheidsverlening tot vertegenwoordiging van de vennootschap aan een derde beschouwd als een volmacht dan wel (pseudo) volmacht, waarop de bepalingen omtrent volmacht van Boek 3 van (overeenkomstige) toepassing zijn.12
4. Enige gevolgen van de toepasselijkheid van de wettelijke regeling omtrent volmacht
Op de volmacht die door de vennootschap een bestuurder of aan een derde wordt verleend, of door de ene bestuurder aan de andere wordt verleend is, zo is de heersende opvatting, de wettelijke regeling omtrent volmacht van toepassing.13 Twee van de belangrijkste beperkingen in de vertegenwoordigingsbevoegdheid, voortvloeiende uit deze wettelijke regeling noem ik hieronder.
Artikel 3:62 BW bepaalt dat een algemene volmacht zich slechts uitstrekt tot daden van beschikking indien schriftelijk en ondubbelzinnig is bepaald dat zij zich ook tot die daden uitstrekt. In veel gevallen waar een procuratiehouder bij het handelsregister is ingeschreven staat vaak alleen de term ‘volledige volmacht’ vermeld.14 Aangezien een separaat stuk waarin de volmacht is vastgelegd in veel gevallen ontbreekt, rijst dan de vraag of de procuratiehouder wel bevoegd is tot het verrichten van beschikkingshandelingen. In zijn algemeenheid denk ik dat deze vraag ontkennend dient te worden beantwoord. Een procuratiehouder omtrent wiens bevoegdheid niets anders bekend is dan de vermelding in het handelsregister dat hij volledige volmacht heeft, is mijns inziens dan ook niet bevoegd de vennootschap bij enige beschikkingshandeling te vertegenwoordigen.
Artikel 3:64 BW regelt de bevoegdheid van een gevolmachtigde om de volmacht aan een ander te verlenen. De hoofdregel is dat deze bevoegdheid, tenzij de volmacht anders bepaalt, alleen bestaat in de navolgende gevallen: (a) voorzover de bevoegdheid hiertoe uit de aard der te verrichten rechtshandelingen noodzakelijk voortvloeit of in overeenstemming is met het gebruik (b) voorzover de verlening van de volmacht aan een andere persoon in het belang van de volmachtgever noodzakelijk is en deze zelf niet in staat is een voorziening te treffen (c) voorzover de volmacht goederen betreft, die gelegen zijn buiten het land waarin de gevolmachtigde zijn woonplaats heeft. Zoals gezegd ontbreekt in veel gevallen een stuk waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde zijn omschreven, en daarmee ontbreekt omtrent de exacte bevoegdheden van de gevolmachtigde ieder spoor. Te zeggen dat het recht van substitutie in de volmacht aan de procuratiehouder ligt besloten aangezien dit ‘uit de aard van de te verrichten rechtshandelingen noodzakelijk voortvloeit of in overeenstemming is met het gebruik’ is mijns inziens op zijn minst dubieus. Een procuratiehouder is mijns inziens in beginsel dan ook niet bevoegd om zijn volmacht aan een ander, bijvoorbeeld een medewerker van een notariskantoor, door te geven.
Voorts geeft de wet in een aantal gevallen bijzondere voorschriften ten aanzien van de volmacht. Zo dient de volmacht tot medewerking aan de akte van oprichting van een vennootschap schriftelijk te worden verleend (2:176 BW) en dient, zoals eerder gemeld, de volmacht tot verlening van hypotheek bij notariële akte te worden verleend (artikel 3:260 lid 3 BW).
Vermelding verdient nog artikel 44 Notariswet dat bepaalt dat volmachten waaraan de verschijnende personen hun bevoegdheid ontlenen en die niet behoren tot het protocol van een Nederlandse notaris aan de akte dienen te worden gehecht. Hoe daar mee om te gaan in het geval er niets anders is dan de vermelding bij het handelsregister dat de procuratiehouder een bepaalde bevoegdheid heeft? De aangifte bij het handelsregister zou immers alleen dan als volmacht kunnen gelden indien de aangever een zelfstandig tot vertegenwoordiging bevoegd bestuurder van de vennootschap is. In alle andere gevallen, dus ook in de gevallen waarin de notaris het desbetreffende handelsregisterformulier heeft getekend, zou mijns inziens alsnog een separate volmacht dienen te worden opgemaakt.
Overigens is er geen verplichting om procuratiehouders als zodanig in te schrijven bij het handelsregister. Het is een mogelijkheid.15
5. Samenvatting
• Er bestaat een onderscheid tussen de verlening van een volmacht door de vennootschap aan een bestuurder en de verlening van een volmacht door een bestuurder aan een andere bestuurder.
• Over het algemeen wordt het mogelijk geacht dat een bestuurder in die hoedanigheid incidenteel volmacht verleent aan een andere bestuurder om mede namens hem de vennootschap te vertegenwoordigen. Deze volmacht kan in omvang beperkt of onbeperkt zijn.
• Het wordt algemeen mogelijk geacht dat de vennootschap een doorlopende, in omvang onbeperkte volmacht aan een van de bestuurders verleent.
• De meeste auteurs zijn voorts van mening dat de vennootschap een doorlopende, in omvang beperkte volmacht aan een der bestuurders kan verlenen.
• De verlening door de vennootschap van een volmacht aan een derde behoeft geen statutaire grondslag. De omvang van de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt dan bepaald door de volmacht.
• De statuten kunnen eveneens de bevoegdheid tot vertegenwoordiging aan anderen dan bestuurders toekennen. Er is geen eenstemmigheid omtrent de vraag of deze bevoegdheid onbeperkt en onvoorwaardelijk dient te zijn. Aangenomen moet worden dat de regeling omtrent volmacht uit boek 3 op deze bevoegd-heidsverlening van overeenkomstige toepassing is.
• Bij het verlenen van bevoegdheid aan een procuratiehouder verdient het sterke aanbeveling een schriftelijke volmacht op te maken en niet te volstaan met de inschrijving bij het handelsregister van zijn bevoegdheid.
• De inschrijving van een procuratiehouder bij het handelsregister is niet verplicht. Het is mogelijk een bestuurder tevens als procuratiehouder bij het handelsregister in te schrijven.
Mr. P.H.N. Quist *
* Notaris te Amsterdam
9. No. 68/151/EEG, PbEG no. L. 65/8, d.d. 14/03/1968
10. Zie P. van Schilfgaarde, Van de BV en de NV, no. 55
11. Zie ook Van der Heijden/Van der Grinten, Handboek voor de Naamloze en de Besloten vennootschap, nr. 266
12. Zie Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II, ‘Vertegenwoordiging en rechtspersoon’, De rechtspersoon, nr.86; Van der Heijden/Van der Grinten, Handboek voor de Naamloze en de Besloten vennootschap, nr. 236, die van mening is dat er in het geval van een statutaire procuratie geen sprake is van een volmacht, maar op grond van artikel 3:78 BW een aantal bepalingen van de titel volmacht van overeenkomstige toepassing is
13. Zie Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II, ‘Vertegenwoordiging en rechtspersoon’, De rechtspersoon, 1999, nrs. 86 en 93
14. In het daartoe bestemde handelsregisterformulier kan alleen worden aangekruist of de volmacht volledig dan wel beperkt is; alleen in het laatste geval kan de inhoud van de volmacht worden omschreven
15. Artikel 21 lid 2 Handelsregisterbesluit