Enige vragen over de vertegenwoordiging van de vennootschap op grond van een volmacht.
In het onderstaande vindt u een korte beschouwing over enige aspecten van de procuratie. Hieronder versta ik de verlening van een volmacht, doorgaans van doorlopende aard, aan een bestuurder of een derde. Ik beperk me daarbij tot de vertegenwoordiging van een naamloze vennootschap of een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Voor de vereniging, de stichting en de coöperatie kan een deel van het geschrevene echter eveneens relevant zijn.
Voor het notariaat is dit geen onbelangrijk onderwerp. Tot de kerntaken van de notaris behoort immers het verifiëren van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de comparanten bij zijn akten. Ten aanzien van bestuurders van vennootschappen is dit relatief eenvoudig door het raadplegen van het handelsregister, al dan niet in samenhang met de statuten. Ten aanzien van procuratiehouders is dit minder eenvoudig. Soms ook minder eenvoudig dan uit het handelsregister lijkt te blijken.
Uitgangspunt in het onderstaande vormt telkens een vennootschap met twee bestuurders die op grond van de statuten slechts tezamen bevoegd zijn de vennootschap te vertegenwoordigen.1 Het verhandelde is, mutatis mutandis, eveneens van toepassing op vennootschappen met meer dan twee bestuurders waarvan de statuten voorschrijven dat de vennootschap slechts wordt vertegenwoordigd door meer dan twee bestuurders, dan wel alle bestuurders tezamen.
De beschouwing bestaat uit de volgende delen:
1. Het onderscheid tussen een volmacht door de vennootschap aan een bestuurder en de volmacht verleend door de ene aan de andere bestuurder.
2. De volmacht aan een bestuurder nader beschouwd
3. Procuratie aan een niet-bestuurder
4. Enige gevolgen van de toepasselijkheid van de wettelijke regeling omtrent volmacht.
5. Samenvatting
1. Het onderscheid tussen een volmacht door de vennootschap aan een bestuur-der en de volmacht verleend door de ene aan de andere bestuurder
In de literatuur wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de volmacht die door de vennootschap aan een bestuurder is verleend en anderzijds de volmacht die is verleend door de ene aan de andere bestuurder. 2 Dit onderscheid is niet alleen theoretisch. Ook in zijn uitwerking is er een verschil. Indien de vennootschap een volmacht verleent aan een van haar beide bestuurders, ligt hieraan in beginsel een bestuursbesluit ten grondslag. De volmacht aan een van beide bestuurder dient voorts namens de vennootschap door beide bestuurders te worden afgegeven. Een eventuele herroeping van de volmacht kan ook alleen door de vennootschap geschieden. De vennootschap kan dit alleen doen bij monde van haar beide bestuurders.
Dit is anders indien de ene bestuurder in die hoedanigheid een volmacht aan de andere bestuurder verleent om mede namens hem de vennootschap te vertegenwoordigen. Dit immers is een volmacht die door de bestuurder die hem heeft verleend, eenzijdig kan worden herroepen.
2. De volmacht aan een bestuurder nader beschouwd
Over de mogelijkheid dat de vennootschap een incidentele volmacht aan een van haar bestuurders verleent zijn de meeste schrijvers eensgezind: dit is mogelijk.3 Over de mogelijkheid van de verlening van een incidentele volmacht van de ene aan de andere bestuurder zijn de meeste auteurs eveneens van mening dat dit mogelijk is.4 Over de vraag of een bestuurder een doorlopende volmacht kan verlenen aan een medebestuurder heerst minder eenstemmigheid.
Ten aanzien van de verlening van een volmacht aan een bestuurder om de vennootschap te vertegenwoordigen dient, naast het hierboven aangegeven onderscheid (namelijk tussen de volmacht die door de vennootschap aan een bestuurder wordt verleend en de volmacht die door de ene aan de andere bestuurder wordt verleend) nog onderscheid te worden gemaakt tussen de doorlopende volmacht die beperkt is tot het verrichten van bepaalde handelingen en de doorlopende volmacht die onbeperkt van strekking is.
Sommigen zijn van mening dat aan een bestuurder geen doorlopende beperkte volmacht kan worden verleend.5 Zij baseren zich op het wettelijk uitgangspunt, dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een bestuurder in beginsel onbeperkt en onvoorwaardelijk dient te zijn. Het verlenen aan een bestuurder van een doorlopende beperkte volmacht zou tot gevolg hebben dat dit wettelijk systeem wordt doorbroken. Dit zou tot gevolg hebben dat jegens de derde geen beroep kan worden gedaan op de beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Mijns inziens miskent deze opvatting het wezen van de volmacht. Het is immers niet zo dat een bestuurder door de volmacht zelfstandig vertegenwoordigingsbevoegd wordt in de zin van de wettelijke systematiek. Als de aldus gemachtigde bestuurder een rechtshandeling verricht, handelt hij mede op grond van de volmacht. In het geval de volmacht niet door de vennootschap aan hem is verleend, maar door de andere bestuurder, is het gevolg dat de vennootschap nog steeds wordt vertegenwoordigd door twee bestuurders: een die als bestuurder de handeling daadwerkelijk verricht en de andere bestuurder die de handeling namens hem bij volmacht doet verrichten. De aan een bestuurder in persoon toegekende kwaliteit omvat mijns inziens mede de bevoegdheid om zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid voor bepaalde gevallen door middel van een volmacht aan een ander te verlenen.
Daarbij kan nog worden opgemerkt dat een derde die met een bestuurder als vertegenwoordiger van een vennootschap in contact treedt, het handelsregister kan raadplegen om te zien of de bestuurder zelfstandig tot vertegenwoordiging bevoegd is. Indien dit niet het geval is, kan de bestuurder alsnog, al dan niet beperkt, bevoegd zijn op grond van een hem verleende volmacht. Een misverstand omtrent de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurder op grond van het feit dat de derde in de veronderstelling was dat de bestuurder als zodanig wel volledig vertegenwoordigingsbevoegd zou zijn, zou dan toch in ieder geval mede te wijten zijn aan degene die heeft gedwaald omtrent de vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Overigens vind ik het lastig te begrijpen dat de vennootschap wel een doorlopende, beperkte of onbeperkte, volmacht kan verlenen aan een derde (hierover verschillen de meningen niet) maar dat deze niet aan een der bestuurders zou kunnen worden verleend.6
Interessant is nog te vermelden dat tot voor kort in § 10 van de thans vervallen Departementale Richtlijnen 7 was opgenomen dat indien uit de statuten mocht blijken dat niet iedere bestuurder afzonderlijk bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen, de statuten daarnaast mogen bepalen dat het bestuur aan een of meer bestuurders een volmacht kan geven de vennootschap binnen de daarin omschreven grenzen te vertegenwoordigen.8
Overigens kan een bestuurder tevens als procuratiehouder bij het handelsregister worden ingeschreven. De desbetreffende bestuurder staat dan twee maal op het handelsregister uittreksel vermeld: een keer als bestuurder, gezamenlijk bevoegd, en een keer als procuratiehouder met vermelding van zijn bevoegdheid.
Mr. P.H.N. Quist *
* Notaris te Amsterdam
1. De statuten dienen om dat te bereiken derhalve expliciet te vermelden dat slechts twee betuurders gezamenlijk bevoegd zijn, zie art. 2:130/240 lid 2 BW.
2. Zie onder andere Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II, ‘Vertegenwoordiging en rechtspersoon’, De rechtspersoon, 1999, nrs. 93 en 94
3. Zie ondermeer P. van Schilfgaarde, bewerkt door J. Winter, Van de BV en de NV, 2003, no. 55
4. Zie ondermeer J.B. Huizink, Rechtspersonen losbladige Kluwer, artikel 130, aant. 7
5. Zie E.E.G. Gepken-Jager, ‘Vertegenwoordiging en volmacht’, Onderneming & Financiering, nr. 57 september 2003 en P. van Schilfgaarde ‘Vertegenwoordiging van rechtspersonen’, WPNR 5472, 1979; anders E.J.J. van der Heijden, bewerkt door Van der Grinten, Handboek voor de Naamloze en de Besloten vennootschap, nr. 236
6. Zie ook Van der Heijden/Van der Grinten, Handboek voor de Naamloze en de Besloten vennootschap, nr. 236 die eveneens van mening is dat de bevoegdheid op grond van een volmacht aan een der bestuurders zowel doorlopend beperkt als doorlopend onbeperkt kan zijn
7. Richtlijnen 1986 voor beoordelen oprichtingen en statutenwijzigingen van naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
8. Zie ook W. Bosse, Statuten zonder bezwaar, preadvies KNB 2002, p.38. en de aldaar aangehaalde schrijvers